Att digitalisera ett arkiv kan kännas som ett stort projekt, men det är i själva verket en av de mest effektiva satsningar du kan göra för framtiden. Genom digitalisering gör du inte bara viktiga handlingar mer tillgängliga och sökbara – du skyddar också informationen från att gå förlorad, bli förstörd eller helt enkelt glömmas bort. Lär dig varför digitalisering av arkiv är så värdefullt och hur du går tillväga för att göra det på rätt sätt.
Därför är digitalisering av arkiv ett smart val
Om du har pappershandlingar, ritningar, kartor eller mikrofilmer liggande i pärmar, arkivskåp eller kartonger så vet du säkert hur opraktiskt det kan vara att hitta rätt dokument snabbt. Det är här digitalisering kommer in som en räddare i nöden. Genom att skanna och konvertera materialet till digitalt format gör du det tillgängligt direkt från en skärm – oavsett om du sitter på kontoret eller jobbar på distans.
Och det är inte bara praktiskt. När du digitaliserar arkivet:
- Skyddar du originalhandlingar från slitage
- Gör du dokumenten sökbara med hjälp av metadata och OCR-teknik
- Förenklar du åtkomst via dator, mobil och surfplatta
- Kan du spara lagringsutrymme genom att rensa ut original
Det är alltså en investering som sparar både tid och pengar – samtidigt som du får ett modernt och säkert system för din dokumenthantering.
Gör materialet sökbart med smart metadata
Att bara skanna in dokumenten och spara dem i en mapp är inte tillräckligt. Utan rätt metadata blir det som att lägga alla handlingar i en enda hög utan etiketter. Genom att koppla rätt information till varje dokument – som datum, ämne, avsändare eller plats – blir arkivet levande och sökbart.
Det här är extra viktigt när det gäller handskrivna eller svårtolkade dokument. Genom att använda sig av OCR (optical character recognition) kan du dessutom göra texten maskinläsbar och sökbar, även om den är handskriven eller åldrad.
Digitalt arkiv sparar utrymme och pengar
Har du ett arkivrum eller flera hyllmeter med pärmar som bara står och tar plats? För många verksamheter är det fysiska arkivet en kostsam och ineffektiv lösning. I stället för att betala för lagringsyta och underhåll av gamla dokument kan du spara både yta och pengar genom att digitalisera materialet och – när det är tillåtet – gallra ut originalen.
Det här gäller särskilt för privata företagsarkiv där det inte finns något krav på att behålla fysiska kopior. När dokumenten är digitala blir det också mycket enklare att hantera dem i det dagliga arbetet – inget mer letande bland dammiga mappar.
Så undviker du vanliga misstag vid digitalisering
Många försöker digitalisera sina arkiv på egen hand, men det slutar ofta med att formatet blir fel, kvaliteten bristfällig eller att dokumenten inte blir sökbara. För att slippa göra om allt senare är det klokt att ta hjälp av proffs från början.
En erfaren leverantör använder professionell utrustning och följer internationella standarder, som till exempel PDF/A-formatet. Det innebär att dokumenten inte kan ändras i efterhand – en viktig funktion för exempelvis juridiska handlingar. Dessutom får du hjälp att välja rätt struktur, rätt metadata och rätt lagringslösning från början.
Integrera materialet i ditt befintliga system
Det är inte ovanligt att material kommer in i både digital och fysisk form. Istället för att ha olika rutiner för olika typer av dokument, kan du samla allt på ett och samma ställe. Ett digitaliserat arkiv kan enkelt integreras med ditt befintliga dokumenthanteringssystem – eller så kan du ta fram ett nytt, mer modernt system som passar just din verksamhet.
Det ger dig bättre översikt, snabbare hantering och mindre risk för att information försvinner i övergångar mellan olika system.
Bevara historien med digital teknik
Digitalisering är inte bara ett sätt att effektivisera nuet – det är också ett sätt att bevara det förflutna. Många företag sitter på ett rikt historiskt material i form av foton, ritningar, gamla dokument och annat som berättar om verksamhetens resa genom åren. Med digital teknik kan du rädda detta material från att förfalla och göra det tillgängligt för framtida generationer.
Det behöver inte ens vara affärskritiskt för att vara värdefullt – ett digitalt arkiv kan också fungera som ett historiskt galleri, en källa till stolthet och inspiration för både medarbetare och kunder.
Digitalisering av arkiv kräver rätt kompetens
Det är mycket som måste bli rätt när du digitaliserar ett arkiv. Det handlar inte bara om att skanna in papper, utan om att skapa ett system som fungerar långsiktigt. Format, upplösning, lagringsstruktur och åtkomsträttigheter – allt spelar roll. Därför är det en stor fördel att samarbeta med ett företag som har erfarenhet av att arbeta med stora, komplexa arkiv.
Några saker som du får hjälp med när du anlitar rätt partner:
- Val av format som är hållbara för framtiden
- Professionell skanning och tolkning med OCR
- Strukturering och märkning med relevanta metadata
- Integrering i befintligt system eller uppbyggnad av nytt
- Rådgivning kring gallring och bevarandestrategier
Med rätt stöd blir digitaliseringen inte ett hinder – utan en smart och trygg investering.
Lagra säkert med moderna molnlösningar
När ditt arkiv är digitalt finns också möjligheten att lagra det i molnet. Det innebär att du kan komma åt materialet var du än befinner dig, utan att behöva tänka på lokal säkerhetskopiering. Molntjänster är dessutom ofta säkrare än lokala system eftersom de har avancerade skydd mot dataintrång, förlust och haverier.
Du kan också enkelt styra vem som får se vad – perfekt om du arbetar i ett företag där vissa dokument är känsliga eller bara får ses av specifika personer.
Att välja en molntjänst som är anpassad för arkivhantering gör också att du slipper tekniska problem och kan fokusera på innehållet i stället för att oroa dig för driften.
Rätt utrustning ger bättre resultat
Utan rätt skanner kan även den mest ambitiösa digitaliseringen bli slarvig. Det handlar om att läsa in dokument i rätt upplösning, utan att förvränga färger eller tappa detaljer. Äldre material som kartor eller handskrivna brev kräver dessutom särskild teknik för att bli tydliga och läsbara i digital form.
Med professionell utrustning och kunnig personal kan du säkerställa att varje dokument blir korrekt återgivet, oavsett format. Det gäller både enklare textdokument och mer komplexa ritningar, foton eller mikrofilmer.
Så om du vill slippa skanna om hela arkivet nästa år – satsa på rätt teknik direkt.
Att modernisera och säkra ditt dokumenthanteringssystem genom digitalisering av arkiv är ett av de bästa besluten du kan fatta.