Varje myndighet är skyldig att ta hand om sina allmänna handlingar och bevara dem för framtiden. Reglerna finns i arkivlagen och i Riksarkivets föreskrifter, men de kan vara svåra att överblicka. Den här sidan är en orientering på vanlig svenska över vad som gäller, från hur handlingarna ska ordnas till när de ska gallras eller levereras.
Statens arkiv är en fristående informationssajt och inte en myndighet. Texten nedan sammanfattar regelverket för att ge en överblick, men de bindande reglerna finns i lagtexten och i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Vid konkreta frågor om den egna verksamheten bör du alltid stämma av med myndighetens arkivfunktion och med Riksarkivet, som är statlig arkivmyndighet.
Snabbfakta om arkiv för myndigheter
| Grundlag | Arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) |
| Kopplad lag | Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) |
| Föreskrifter | Riksarkivets författningssamling, RA-FS |
| Redovisningsmodell | Verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4), tillämpas sedan 2013 |
| Huvudregel | Allmänna handlingar ska bevaras, gallring kräver stöd |
| Statlig arkivmyndighet | Riksarkivet, som även utövar tillsyn |
Vad lagen kräver
Grunden för en myndighets arkivansvar är arkivlagen (1990:782), kompletterad av arkivförordningen (1991:446). Lagen slår fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser tre behov: rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipningens och förvaltningens behov, och forskningens behov. Bestämmelser om hur allmänna handlingar ska registreras, beskrivas och redovisas finns dessutom i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
I praktiken betyder det att en myndighet inte bara ska förvara sina handlingar, utan aktivt hålla ordning på dem. Varje myndighet ansvarar för vården av sitt eget arkiv så länge inte en arkivmyndighet har tagit över ansvaret, och två grunddokument ska alltid finnas: en arkivbeskrivning som förklarar vilka slags handlingar arkivet innehåller och hur det är organiserat, och en systematisk arkivförteckning. De närmare reglerna för hur arbetet ska utföras meddelar Riksarkivet i sin författningssamling.
Diarieföring och dokumenthantering
En del av arkivansvaret börjar redan i den dagliga hanteringen. Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar som huvudregel registreras, alltså diarieföras, så snart de har kommit in eller upprättats. Registreringen gör att handlingarna går att hitta och är en förutsättning för att allmänheten ska kunna utöva sin insynsrätt. Vissa handlingar av uppenbart ringa betydelse behöver inte registreras, men de hör ändå till myndighetens arkiv.
För att hålla ordning på flödet använder myndigheter styrande planer. I den verksamhetsbaserade arkivredovisningen är det informationshanteringsplanen som anger hur olika handlingstyper ska hanteras, medan äldre eller kommunala verksamheter ofta talar om en dokumenthanteringsplan. Oavsett namn är syftet detsamma, att i förväg bestämma vad som ska registreras, bevaras och gallras, så att besluten blir enhetliga och dokumenterade i stället för att fattas från fall till fall.
Informationens livscykel
Ett bra sätt att förstå arkivansvaret är att följa informationen genom hela dess livscykel. Samma handling ska kunna hanteras rätt från det att den skapas till dess att den antingen gallras eller bevaras för all framtid. Stegen brukar se ut så här:
- Skapa och fånga: handlingar kommer in eller upprättas och blir allmänna. Redan här avgörs hur de ska klassificeras och hanteras.
- Ordna och redovisa: handlingarna förtecknas och beskrivs enligt myndighetens arkivredovisning, så att de går att återfinna.
- Bevara eller gallra: med stöd av regler avgörs vad som ska sparas för framtiden och vad som får förstöras.
- Leverera: det som ska bevaras långsiktigt överlämnas till arkivmyndigheten, för statliga myndigheter till Riksarkivet.
Tanken med att se det som en kedja är att besluten hänger ihop. Hur en handling klassificeras när den skapas påverkar hur den senare kan gallras eller bevaras, och därför lönar det sig att ha rutinerna på plats tidigt i flödet.
Verksamhetsbaserad arkivredovisning
Sedan den 1 januari 2013 ska statliga myndigheter redovisa sina arkiv enligt den verksamhetsbaserade arkivredovisningen, som infördes genom Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4. Modellen ersatte det äldre allmänna arkivschemat, där handlingar ordnades efter fasta bokstavsserier. I stället utgår den nya modellen från myndighetens egen verksamhet och de processer där handlingarna uppstår. Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oavsett medium, databärare eller om handlingarna får gallras.
Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen består av tre delar som hänger ihop:
- Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar: en schematisk bild av verksamheten, indelad i verksamhetsområden och processer, ofta uppdelade i styrande, stödjande och kärnprocesser. Varje strukturenhet får en beteckning genom numerisk punktnotation.
- Informationshanteringsplan med hanteringsanvisningar: anger för varje processteg vilka handlingar som uppstår och hur de ska hanteras, exempelvis om de ska bevaras eller gallras.
- Förteckningsstruktur och arkivförteckning: där de fysiska och logiska förvaringsenheterna redovisas, så att en handling går att spåra tillbaka till sin process och arkivbildare.
Föreskrifterna gäller statliga myndigheter och vissa andra organ som är bundna att tillämpa arkivförordningen. De är inte bindande för kommuner och regioner, men används ändå ofta av dessa som referensram.
Bevara eller gallra
En av de viktigaste och mest missförstådda frågorna är gallring, alltså att förstöra allmänna handlingar. Huvudregeln är tydlig: allmänna handlingar ska bevaras. Gallring är ett undantag som alltid kräver stöd, och en myndighet får inte gallra på eget bevåg.
Gallring sker antingen med stöd av Riksarkivets generella föreskrifter i RA-FS, som täcker vanligt förekommande handlingar, eller med stöd av myndighetsspecifika föreskrifter och beslut som Riksarkivet utfärdar när de generella inte räcker. Ett beslut om gallring anger villkoren för gallringen, och beslutet föregås normalt av en gallringsutredning där handlingarnas värde vägs. För statliga myndigheter sker gallring efter samråd med Riksarkivet. Poängen är att värdet för insyn, rättssäkerhet och forskning ska bedömas innan något förstörs.
Du hittar stöd för att avgöra vad som ska bevaras eller gallras i Riksarkivets vägledning om värdering och gallring, som även rymmer en databas över giltiga föreskrifter och beslut. Tänk på att gallring inte handlar om att rensa för att spara plats, utan om en medveten värdering av informationens långsiktiga betydelse.
Elektroniska handlingar och e-arkiv
Allt mer information skapas digitalt, och då uppstår en särskild utmaning: digitala filer är inte beständiga av sig själva, utan måste vårdas aktivt för att förbli läsbara. Riksarkivet har därför särskilda föreskrifter om elektroniska handlingar, dels om hur de ska hanteras och dokumenteras (RA-FS 2009:1), dels om de tekniska krav och format som gäller vid bevarande (RA-FS 2009:2). Senast vid överföring till bevarande ska elektroniska handlingar föras över till format som uppfyller de tekniska kraven.
- Bevarandeformat: handlingar som ska bevaras digitalt ska ligga i format som är hållbara över tid, enligt Riksarkivets tekniska krav.
- Migrering: digitalt material behöver med jämna mellanrum föras över till nya format och medier, och läsbarheten kontrolleras.
- Dokumentation: sambanden mellan de elektroniska handlingarna och arkivredovisningen ska hållas aktuella.
- E-arkiv: ett system för långsiktigt digitalt bevarande, dit handlingar förs över från verksamhetssystemen.
För att information ska kunna flyttas mellan system och in i ett e-arkiv utan att förvanskas finns förvaltningsgemensamma specifikationer, förkortat FGS. En FGS beskriver hur en viss informationstyp ska struktureras, märkas med metadata och paketeras, exempelvis vid byte av verksamhetssystem. Du kan läsa mer om dem i Riksarkivets information om förvaltningsgemensamma specifikationer. Förvaltningen av FGS har förändrats under senare år, så stäm av aktuellt läge med Riksarkivet innan du bygger en lösning på dem.
Att leverera arkiv till Riksarkivet
Det material som ska bevaras långsiktigt ska förr eller senare överlämnas till arkivmyndigheten. För statliga myndigheter är det Riksarkivet som tar emot. Arkiv som levereras ska vara ordnade och förtecknade, och tidpunkterna bestäms i samråd och anges ofta i myndighetens egna planer. När en statlig myndighet upphör och dess verksamhet inte förs över till en annan myndighet, ska arkivet enligt arkivlagen lämnas över till Riksarkivet, normalt inom tre månader.
För digitalt material sker överlämnandet enligt Riksarkivets tillämpning av utbytesformaten, i regel som strukturerade XML-paket. Det är en av anledningarna till att det lönar sig att tidigt tänka på format och struktur, så att en framtida leverans inte blir onödigt komplicerad.
Tillsyn och roller
Riksarkivet är inte bara mottagare av arkiv, utan utövar också tillsyn över hur de statliga myndigheterna sköter sin dokumenthantering, arkivbildning, arkivvård och gallring. Inom myndigheten själv brukar ansvaret vara fördelat på särskilda roller. En arkivansvarig har det övergripande ansvaret för arkivfrågorna, medan en eller flera arkivredogörare sköter det praktiska arbetet ute i verksamheten. Att ha dessa roller tydligt utpekade är en förutsättning för att ansvaret inte ska falla mellan stolarna.
I förvaltningen skiljer man ofta också på var handlingarna fysiskt förvaras under sin livstid. Ett närarkiv ligger nära den dagliga verksamheten, ett mellanarkiv tar emot handlingar som inte längre används löpande men ännu inte ska levereras, och ett slutarkiv eller centralarkiv rymmer det som ska bevaras varaktigt innan det eventuellt överlämnas vidare.
Informationssäkerhet och beredskap
Att bevara handlingar handlar inte bara om ordning, utan också om att skydda informationen. Myndigheter behöver arbeta med informationssäkerhet så att handlingar inte förstörs, förvanskas eller kommer i orätta händer, vilket gäller både papper och digitalt material. Riksarkivet ger vägledning om informationssäkerhet för myndigheter som ett komplement till de allmänna kraven på arkivvård.
Arkiven har också en roll i samhällets beredskap. Viss information kan behöva bevaras i utökad omfattning vid kris eller höjd beredskap, och arkivlokaler ska skydda materialet mot bland annat brand och vatten. Att tänka in säkerhet och beredskap är därför en naturlig del av ett långsiktigt arkivansvar, inte en separat fråga vid sidan av det vanliga arbetet.
Checklista för arkivansvaret
Som en praktisk sammanfattning kan arbetet med arkivet kokas ner till några återkommande punkter att hålla efter:
- Se till att det finns en aktuell arkivbeskrivning och arkivförteckning.
- Tillämpa den verksamhetsbaserade arkivredovisningen med klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan.
- Peka ut arkivansvarig och arkivredogörare med tydliga uppdrag.
- Gallra bara med stöd av generella eller myndighetsspecifika föreskrifter och beslut, efter värdering.
- Hantera elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter, med rätt bevarandeformat och löpande migrering.
- Planera leveranser av bevarandevärt material till Riksarkivet i god tid.
- Håll dokumentationen aktuell och följ Riksarkivets vägledningar och tillsyn.
Några återkommande fallgropar är att gallra handlingar utan stöd i beslut, att spara digitalt material i format som snart blir oläsbara, och att låta arkivredovisningen släpa efter verksamhetens förändringar. Ett annat vanligt problem är oklara roller, där ingen har ett uttalat ansvar för arkivet. Att i tid reda ut vem som ansvarar för vad, och att hålla informationshanteringsplanen aktuell, sparar mycket arbete och minskar risken för att information går förlorad.
RA-FS och var de bindande reglerna finns
Riksarkivets författningssamling, RA-FS, innehåller de föreskrifter och allmänna råd som styr myndigheternas arkivarbete. Där finns dels en generell föreskriftsserie som gäller statliga myndigheter brett, dels myndighetsspecifika föreskrifter och beslut. Bland de centrala generella föreskrifterna märks de om arkiv hos statliga myndigheter och om elektroniska handlingar. Eftersom föreskrifter uppdateras och nya tillkommer är det viktigt att alltid utgå från den aktuella versionen.
Den här sidan ger en överblick, men ersätter inte lagtexten eller RA-FS. För bindande regler och för frågor om den egna verksamheten är Riksarkivets vägledningar och kontakt med myndighetens arkivfunktion den rätta vägen. Det är där det konkreta ansvaret avgörs, sida för sida och beslut för beslut, utifrån just den verksamhet och de handlingar som den egna myndigheten faktiskt hanterar.
Vanliga frågor om arkiv för myndigheter
Vilken lag reglerar myndigheters arkiv?
Grunden är arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446), kompletterade av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). De närmare reglerna finns i Riksarkivets författningssamling, RA-FS. Tillsammans avgör de hur en myndighet ska ordna, bevara och gallra sina allmänna handlingar.
Vad innebär verksamhetsbaserad arkivredovisning?
Det är den modell för att redovisa statliga myndigheters arkiv som gäller sedan 2013, införd genom RA-FS 2008:4. I stället för fasta bokstavsserier utgår den från verksamhetens processer. Den består av en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en informationshanteringsplan och en förteckningsstruktur med arkivförteckning.
Vad är RA-FS?
RA-FS är Riksarkivets författningssamling, där Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd publiceras. Den innehåller både en generell föreskriftsserie som gäller statliga myndigheter brett och myndighetsspecifika föreskrifter och beslut om bland annat gallring och bevarande.
När får en myndighet gallra handlingar?
Huvudregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. Gallring får ske endast med stöd av Riksarkivets generella föreskrifter eller av myndighetsspecifika föreskrifter och beslut, och normalt efter en värdering. För statliga myndigheter sker gallring efter samråd med Riksarkivet. En myndighet får alltså inte gallra på eget bevåg.
Vad är skillnaden mellan att bevara och gallra?
Att bevara innebär att handlingen sparas för framtiden, medan att gallra innebär att den förstörs. För myndigheter är bevarande utgångspunkten, och gallring är undantaget som kräver uttryckligt stöd i föreskrifter eller beslut. Värdet för insyn, rättssäkerhet och forskning ska vägas innan något förstörs.
Hur ska elektroniska handlingar bevaras?
Elektroniska handlingar ska hanteras enligt Riksarkivets föreskrifter, och senast vid överföring till bevarande föras över till format som uppfyller de tekniska kraven. Eftersom digitala filer inte är beständiga av sig själva krävs löpande migrering till nya format och medier samt kontroll av läsbarheten.
Vad är FGS?
FGS står för förvaltningsgemensamma specifikationer. En FGS beskriver hur en viss informationstyp ska struktureras, märkas med metadata och paketeras när den flyttas mellan verksamhetssystem eller in i ett e-arkiv. Syftet är att information ska kunna utbytas och bevaras utan att förvanskas, exempelvis vid systembyten.
När ska arkiv levereras till Riksarkivet?
Bevarandevärt material överlämnas till Riksarkivet vid tidpunkter som bestäms i samråd och ofta anges i myndighetens egna planer. När en statlig myndighet upphör och verksamheten inte förs över till en annan myndighet, ska arkivet enligt arkivlagen lämnas över inom normalt tre månader. Arkiv som levereras ska vara ordnade och förtecknade.
Vem har tillsyn över myndigheternas arkiv?
Riksarkivet är statlig arkivmyndighet och utövar tillsyn över hur de statliga myndigheterna sköter sin dokumenthantering, arkivbildning, arkivvård och gallring. För kommuner och regioner är det i stället den egna arkivmyndigheten, oftast kommun- eller regionstyrelsen, som har tillsynen.
Vad är en informationshanteringsplan?
En informationshanteringsplan är den del av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen som för varje processteg anger vilka handlingar som uppstår och hur de ska hanteras, exempelvis om de ska bevaras eller gallras. Den fungerar som ett praktiskt styrdokument för den dagliga hanteringen av handlingar.
Vad är skillnaden mellan närarkiv, mellanarkiv och slutarkiv?
Det handlar om var handlingarna förvaras under sin livstid. Ett närarkiv ligger nära den dagliga verksamheten, ett mellanarkiv tar emot handlingar som inte längre används löpande men ännu inte ska levereras, och ett slutarkiv eller centralarkiv rymmer det som ska bevaras varaktigt innan det eventuellt överlämnas vidare.
Gäller RA-FS för kommuner?
Riksarkivets föreskrifter är bindande för statliga myndigheter och vissa andra organ, men inte för kommuner och regioner. Dessa har egna arkivmyndigheter och egna regler, men använder ändå ofta RA-FS som referensram eftersom principerna är desamma.
Var hittar jag de bindande reglerna?
De bindande reglerna finns i arkivlagen och arkivförordningen, i offentlighets- och sekretesslagen samt i Riksarkivets författningssamling, RA-FS. Riksarkivets vägledningar förklarar hur reglerna ska tillämpas. Vid frågor om den egna verksamheten bör du stämma av med myndighetens arkivfunktion och med Riksarkivet.
- Arkivlag (1990:782) och arkivförordning (1991:446), riksdagen.se
- Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), om registrering och beskrivning av allmänna handlingar
- Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1991:1 (arkiv hos statliga myndigheter), RA-FS 2008:4 (verksamhetsbaserad arkivredovisning), RA-FS 2009:1 och 2009:2 (elektroniska handlingar)
- Riksarkivet, vägledning om värdering och gallring samt databas över föreskrifter och beslut, riksarkivet.se
- Riksarkivet, förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS), riksarkivet.se
- Riksarkivet, vägledningar om arkivredovisning, bevarande, leverans och tillsyn, riksarkivet.se (juni 2026)
Läs vidare