Vad är ett statligt arkiv? Begrepp, lagar och arkivtyper 2026

Ett statligt arkiv är inte bara en samling gamla papper, utan resultatet av en myndighets verksamhet, bevarat enligt lag som en del av det nationella kulturarvet. För att förstå hur du hittar och använder arkiven hjälper det att först känna till några grundbegrepp: vad en allmän handling är, vad som skiljer statliga, kommunala och enskilda arkiv, och hur materialet är ordnat.

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv i egentlig mening är inte en plats utan ett bestånd. Det består av de handlingar som skapats eller kommit in till en verksamhet som ett led i dess arbete, och som sedan bevarats. Den verksamhet som gett upphov till handlingarna kallas arkivbildare, och det är en grundtanke att handlingarna hör ihop just därför att de kommer från samma arkivbildare. Ett arkiv är alltså organiskt framvuxet ur en verksamhet, inte en hopsamlad kollektion utvald i efterhand.

Detta skiljer ett arkiv från ett bibliotek. Ett bibliotek samlar publicerade verk som kan finnas på många håll, ordnade efter ämne. Ett arkiv bevarar unika handlingar från en bestämd verksamhet, ordnade efter sitt ursprung. När vi talar om ett statligt arkiv menar vi de allmänna handlingarna från en statlig myndighets verksamhet.

Att arkiven bevaras har flera skäl. De behövs för rättssäkerheten, så att beslut och rättigheter kan styrkas i efterhand, för insynen i hur det offentliga arbetar, och för forskningen om vårt förflutna. För den enskilde kan en arkivhandling vara avgörande, exempelvis för att styrka medborgarskap, anställning, fastighetsinnehav eller sjukdomshistoria. Arkivet är på så vis både samhällets minne och ett praktiskt verktyg i enskilda människors liv.

Allmän handling och offentlighetsprincipen

Kärnan i hela det svenska systemet är begreppet allmän handling. En handling är enligt tryckfrihetsförordningen allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen har kommit in dit eller har upprättats där. Det är just de allmänna handlingarna som bildar en myndighets arkiv.

Offentlighetsprincipen, som följer av tryckfrihetsförordningen, innebär att allmänna handlingar som huvudregel är offentliga och tillgängliga för vem som helst. Det är denna princip som ger journalister, forskare och privatpersoner rätt till insyn i det offentligas verksamhet. Undantagen, alltså vad som får hemlighållas, regleras i offentlighets- och sekretesslagen, och en handling kan vara allmän utan att hela innehållet får lämnas ut.

Hur en handling blir arkiv

För att förstå ett arkiv hjälper det att följa en handlings väg genom en myndighet. Allt börjar med att något skapas eller kommer in, ett brev, en ansökan eller ett beslut. När handlingen kommit in eller upprättats blir den i regel en allmän handling, och den registreras då ofta i myndighetens diarium.

Diariet, eller registraturen, är myndighetens register över sina ärenden. Varje ärende får ett diarienummer, ofta förkortat dnr, som följer det genom handläggningen. I diariet kan man se när en handling kom in, vad ärendet gäller och hur det avgjorts, även om själva innehållet ibland är sekretessbelagt. Det är denna funktion som motsvarar huvudavdelningen C Diarier i allmänna arkivschemat.

När ärendet är avslutat arkiveras handlingarna hos myndigheten och bevaras under dess egen vård, ibland i många år. Först senare, när de har ett bestående värde och inte längre behövs i den löpande verksamheten, levereras de statliga arkiven vidare till Riksarkivet eller ett landsarkiv för slutförvaring. Vägen går alltså från ärende till diarium till myndighetens eget arkiv, och slutligen, för det som ska bevaras, till den statliga arkivmyndigheten.

Statliga, kommunala och enskilda arkiv

Svenska arkiv delas in i tre huvudtyper efter vem arkivbildaren är. Skillnaden avgör både vilka regler som gäller och var materialet förvaras, och är därför värd att hålla isär.

• Statliga arkiv: handlingar från statliga myndigheter, exempelvis domstolar, länsstyrelser, polisen och de gamla kyrkliga folkbokföringshandlingarna. Dessa tas om hand av den statliga arkivmyndigheten, alltså Riksarkivet med de tidigare landsarkiven.
• Kommunala arkiv: handlingar från kommuner och regioner, som skolor, socialtjänst, fritidsförvaltningar och regional hälso- och sjukvård. Här är kommunstyrelsen respektive regionstyrelsen arkivmyndighet, om inte fullmäktige utsett någon annan nämnd.
• Enskilda arkiv: handlingar från privata arkivbildare, alltså företag, föreningar, släkter, byar, gårdar och enskilda personer. Dessa omfattas inte av arkivlagen på samma sätt, men bevaras ofta hos folkrörelsearkiv, näringslivsarkiv och andra enskilda arkivinstitutioner.

Gränsen är principiell. De statliga och kommunala arkiven omfattas av offentlighetsprincipen och arkivlagen, medan enskilda arkiv vilar på frivillighet och egna regelverk. Mycket av Sveriges historia finns i de enskilda arkiven, men det är de offentliga arkiven som är tillgängliga med stöd av lag.

De enskilda arkiven bevaras av en rad institutioner vid sidan av staten. Folkrörelse- och föreningsarkiv tar hand om handlingar från föreningslivet, näringslivsarkiv bevarar företagsarkiv, och det finns särskilda arkiv för exempelvis arbetarrörelsen. Många av dessa arkiv är ändå sökbara på samma ställe som de offentliga, eftersom de beskrivs i den gemensamma katalogen Nationell Arkivdatabas.

Arkivlagen och det nationella kulturarvet

Arkivlagen från 1990 slår fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Det är en stark formulering, som innebär att arkiven inte bara finns för myndighetens eget bruk utan ska bevaras och göras tillgängliga för forskning och insyn på lång sikt. Lagen anger att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från verksamheten, och att myndigheter är skyldiga att vårda och förteckna sina arkiv.

Tillsynen är fördelad. Regeringen bestämmer vilken statlig arkivmyndighet som ska ha tillsyn över de statliga myndigheterna, en roll som ligger hos Riksarkivet. I kommunerna är kommunstyrelsen arkivmyndighet och i regionerna regionstyrelsen. På så vis finns det alltid någon som ansvarar för att arkiven sköts enligt lagen.

Proveniensprincipen, arkivens grundregel

Den viktigaste principen för hur arkiv ordnas heter proveniensprincipen, av ordet proveniens som betyder ursprung. Den innebär att handlingar ska hållas samman efter sin arkivbildare och bevaras i sin ursprungliga ordning, snarare än att blandas med material från andra arkivbildare eller sorteras om efter ämne. Tumregeln är att en arkivbildare motsvarar ett arkiv.

Allmänna arkivschemat, så är arkiven ordnade

För att arkiv ska kunna ordnas på ett enhetligt sätt används ofta det allmänna arkivschemat, en standardiserad förteckningsmall som delar in ett arkiv i ett antal fasta huvudavdelningar betecknade med stora bokstäver. Poängen är att alla arkiv förtecknas enligt samma principer, vilket gör det lättare att hitta oavsett vilket arkiv man söker i. Huvudavdelningarna är fasta och får inte ändras.

De vanligaste huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat är:

• A Protokoll: protokoll från styrelse, nämnd eller motsvarande.
• B Utgående handlingar: kopior eller koncept av det myndigheten skickat ifrån sig.
• C Diarier: register över inkomna och upprättade ärenden.
• D Register och liggare: längder och förteckningar av olika slag.
• E Inkomna handlingar: brev och annan korrespondens som kommit in.
• F Ämnesordnade handlingar: handlingar samlade efter sakområde.
• G Räkenskaper: bokföring och ekonomiska handlingar.
• H Statistik, J Kartor och ritningar, K Fotografier, L Tryck: särskilda materialtyper.
• Ö Övriga handlingar: det som inte passar någon annanstans.

Inom varje huvudavdelning skapas serier som numreras, så att en serie får ett unikt signum som A1 eller G2. Just därför ser en arkivhänvisning ofta ut som en bokstav följd av en siffra. Vissa specialarkiv har egna förteckningsplaner, exempelvis kyrkoarkiven, där A i stället står för husförhörslängder och C för födelseböcker, men grundtanken med fasta avdelningar och numrerade serier är densamma.

Arkivförteckningen, kartan in i arkivet

För att hitta i ett arkiv behövs en karta, och den kartan är arkivförteckningen. En arkivförteckning är en systematisk beskrivning av vad ett arkiv innehåller och hur det är ordnat, byggd enligt allmänna arkivschemat. Att upprätta en arkivförteckning är lagstadgat för myndigheter genom arkivlagen, just för att arkiven ska gå att överblicka och söka i.

I förteckningen ser du arkivets serier och volymer med sina signum, ofta med uppgift om innehåll och årtal. Det är via förteckningen du tar dig från en hel myndighets arkiv ner till den enskilda volym som rymmer det du söker. Många arkivförteckningar är idag sökbara på nätet genom Nationell Arkivdatabas, vilket gör att du kan orientera dig i ett arkiv hemifrån innan du beställer fram en volym.

Bevara eller gallra

Allt som en myndighet producerar sparas inte för all framtid. Att förstöra handlingar som bedömts ha ett obetydligt värde kallas gallring, och det är en central del av arkivvården. Samtidigt är huvudregeln för statliga myndigheter att handlingar ska bevaras, och gallring får bara ske efter ett formellt gallringsbeslut.

Riksarkivets roll

Riksarkivet är Sveriges statliga arkivmyndighet, och dess uppdrag regleras i förordning (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet. Myndigheten har tillsyn över hur de statliga myndigheterna sköter sina arkiv, utfärdar föreskrifter, och tar emot och bevarar statliga arkiv när de levereras. De tidigare landsarkiven är idag en del av Riksarkivet och förvarar de regionala statliga arkiven, däribland kyrkoarkiven.

Omfattningen är betydande. Riksarkivet förvarar sammanlagt över 75 hyllmil arkivhandlingar, alltså bortåt 750 kilometer fyllda hyllor, från medeltida pergamentbrev till moderna digitala handlingar. Det gör Riksarkivet till en av landets största kulturarvsinstitutioner och en central resurs för både förvaltning och forskning. Materialet växer dessutom hela tiden, i takt med att nya statliga arkiv levereras in.

När ett statligt arkiv tas över av Riksarkivet ställs krav på att det är ordnat och förtecknat, försett med nödvändiga metadata, gallrat enligt gällande beslut och förvarat i material som godkänts för långsiktig förvaring. På så vis säkras att materialet både går att hitta i och håller över tid. Hur du sedan praktiskt söker i dessa arkiv är ett eget ämne, som behandlas i en separat guide.

Vanliga frågor om statliga arkiv